CÓMO ESCRIBIR BIEN
Todos los profesionales, independientemente de la ocupación en la que estén desempeñándose necesitan comunicarse por escrito. Generalmente la universidad no prepara a sus futuros profesionales para que desarrollen esta competencia eficientemente y cuando tienen que presentar documentos (cartas, memorandos, hojas de vida, circulares, informes, constancias, certificados, etc.) no lo hacen siguiendo la norma técnica establecida por el Instituto Colombiano de normas técnicas y certificación – ICONTEC.
Quiero compartir el resumen de la norma para la presentación técnica de una carta. Los márgenes deben ser cuatro centímetros en la parte superior e izquierda y tres centímetros en la parte derecha e inferior. La fecha debe contener el nombre de la ciudad seguida de coma (,) día mes y año. Ejemplo:
Bogotá, 14 de octubre de 2008
Los datos del destinatario están conformados por seis líneas; se adaptan según la situación en particular. El siguiente es un ejemplo completo:
Doctora (Tratamiento. Señor, Doctor, Licenciada, etc.)
STELLA BETANCOURT (Nombre de la persona a la que se le dirige la comunicación)
Directora Postgrado Docencia Universitaria (Cargo)
Universidad Cooperativa de Colombia (Nombre de la empresa o institución)
Carrera 6ª. 11-51 (Dirección sin abreviaturas ni el signo de número)
Bogotá D.C. (Ciudad)
A tres renglones de la ciudad se escribe el asunto que corresponde a la síntesis del tema de la carta, no puede exceder de cuatro palabras. Ejemplo:
Asunto: Solicitud cambio fecha socialización
A tres renglones se escribe el saludo teniendo en cuenta que si es una dama se utiliza el nombre y si es un caballero, el apellido. Ejemplos:
Apreciada doctora Stella: o Apreciado doctor Velandia:
A tres interlíneas del saludo inicia el texto de la carta evitando las expresiones: Por medio de la presente… Me dirijo a usted para… La presente es para… Se debe iniciar directamente con el tema, como por ejemplo:
Comedidamente los estudiantes de la cohorte 32 le solicitamos nos permita cambiar la fecha de la socialización de los trabajos correspondientes a APRENET para el 18 de octubre.
Este es un ejemplo del primer párrafo de una carta, como pueden observar se entró directamente a plantear la situación, no se puede dar rodeos. La efectividad en la comunicación está en la concisión, claridad y sencillez del mensaje. No podemos hacer perder tiempo al destinatario buscando la esencia del mensaje en una serie de párrafos llenos de adulación y expresiones caducas.
En la despedida hay dos posibilidades, una corta expresada en una palabra seguida de coma (,) o una frase terminada en punto (.). Ejemplos:
Atentamente, o
Le agradezco su colaboración a esta solicitud.
Después de la despedida se dejan de cuatro a seis renglones para escribir los datos del remitente así:
ANA BELÉN CARREÑO (Nombre de la persona que firma la carta)
Coordinadora Pasantía (Cargo)
Si usted ocupa un cargo administrativo se supone que debe tener un/a asitent@ quien le digita la carta. En ese caso él o ella debe escribir sus datos de la siguiente manera:
Laura J. (Si es una dama, corresponde a Laura Jiménez)
M. Castillo (Si es un caballero, corresponde a Mario Castillo)
Cuando la carta está acompañada de otros documentos como fotocopias de consignación, hojas de vida, informes, formularios, etc. se debe relacionar el número de anexos así:
Anexos: Tres
Espero que esta síntesis les sirva para pulir la presentación de sus documentos porque a través de ellos usted está vendiendo su imagen