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anabelencarreno

CÓMO ESCRIBIR BIEN

CÓMO ESCRIBIR BIEN

Todos los profesionales, independientemente de la ocupación en la que estén desempeñándose necesitan comunicarse por escrito.  Generalmente la universidad no prepara a sus futuros profesionales para que desarrollen esta competencia eficientemente y cuando tienen que presentar documentos (cartas, memorandos, hojas de vida, circulares, informes, constancias, certificados, etc.) no lo hacen siguiendo la norma técnica establecida por el Instituto Colombiano de normas  técnicas y certificación – ICONTEC.

 

Quiero compartir el resumen de la norma para la presentación técnica de una carta.  Los márgenes deben ser cuatro centímetros en la parte superior e izquierda y tres centímetros en la parte derecha e inferior.  La fecha debe contener el nombre de la ciudad seguida de coma (,) día mes y año.  Ejemplo:

 

Bogotá, 14 de octubre de 2008

 

Los datos del destinatario están conformados por seis líneas; se adaptan según la situación en particular. El siguiente es un ejemplo completo:

 

Doctora                                   (Tratamiento. Señor, Doctor, Licenciada, etc.)

STELLA BETANCOURT      (Nombre de la persona a la que se le dirige la comunicación)

Directora Postgrado Docencia Universitaria                 (Cargo)

Universidad Cooperativa de Colombia            (Nombre de la empresa o institución)

Carrera 6ª.  11-51                                         (Dirección sin abreviaturas ni el signo de número)

Bogotá D.C.                                                  (Ciudad)

 

A tres renglones de la ciudad se escribe el asunto que corresponde a la síntesis del tema de la carta, no puede exceder de cuatro palabras.  Ejemplo:

 

Asunto:  Solicitud cambio fecha socialización

 

A tres renglones se escribe el saludo teniendo en cuenta que si es una dama se utiliza el nombre y si es un caballero, el apellido.  Ejemplos:

 

Apreciada doctora Stella:           o                Apreciado doctor Velandia:

 

A tres interlíneas del saludo inicia el texto de la carta evitando las expresiones: Por medio de la presente… Me dirijo a usted para… La presente es para…  Se debe iniciar directamente con el tema, como por ejemplo:

 

Comedidamente los estudiantes de la cohorte 32 le solicitamos nos permita cambiar la fecha de la socialización de los trabajos correspondientes a APRENET para el 18 de octubre.

Este es un ejemplo del primer párrafo de una carta, como pueden observar se entró directamente a plantear la situación, no se puede dar rodeos.  La efectividad en la comunicación está en la concisión, claridad y sencillez del mensaje.  No podemos hacer perder tiempo al destinatario buscando la esencia del mensaje en una serie de párrafos llenos de adulación y expresiones caducas.

 

En la despedida hay dos posibilidades, una corta expresada en una palabra seguida de coma (,) o una frase terminada en punto (.).  Ejemplos:

 

Atentamente,             o

Le agradezco su colaboración a esta solicitud.

 

Después de la despedida se dejan de cuatro a seis renglones para escribir los datos del remitente así:

 

ANA BELÉN CARREÑO                 (Nombre de la persona que firma la carta)

Coordinadora Pasantía                        (Cargo)

 

Si usted ocupa un cargo administrativo se supone que debe tener un/a asitent@ quien le digita la carta.  En ese caso él o ella debe escribir sus datos de la siguiente manera:

 

Laura J.           (Si es una dama, corresponde a Laura Jiménez)

M. Castillo       (Si es un caballero, corresponde a Mario Castillo)

 

Cuando la carta está acompañada de otros documentos como fotocopias de consignación, hojas de vida, informes, formularios, etc. se debe relacionar el número de anexos así:

 

Anexos:  Tres

 

Espero que esta síntesis les sirva para pulir la presentación de sus documentos porque a través de ellos usted está vendiendo su imagen

 

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